必要とされる資質応用
上司が急な方針変更を発表し、それまでの計画を大幅に修正することになりました。秘書が既に準備していた資料や日程調整が無駄になる可能性があります。このような状況において、秘書に最も求められる資質は何か。
A.柔軟性と適応力を発揮し、新しい方針に基づいて迅速に対応体制を整える← 正解
✓ 正解です。秘書には柔軟性と適応力が不可欠です。方針変更に迅速に対応し、新たな状況に最善を尽くす姿勢が信頼を生みます。
B.既に準備した資料や日程を守るよう上司に提言し、計画性の重要性を説く
✗ 秘書が上司の判断に異議を唱えることは権限を超えています。方針変更に従い、新たな体制を整えるべきです。
C.方針変更について不満を抱かず、自分の判断で最善と思う対応を独断的に進める
✗ 秘書は上司を支援する立場です。独断的な判断は上司の指示を軽視し、混乱を招きます。
D.変更内容を詳しく理解するまで行動を起こさず、確認が終わるまで待機する
✗ 秘書は機敏性が求められます。確認までただ待機していては、上司の業務推進を阻害してしまいます。
この問題のポイント
秘書には柔軟性と適応力が不可欠です。方針変更に迅速に対応し、新たな状況に最善を尽くす姿勢が信頼を生みます。
「必要とされる資質」の他の問題
秘書が上司の業務スケジュール管理を行っています。上司が月間で訪問予定地が12箇所あり、そのうち3分の2が県外での出張です…秘書が部門の議事録作成業務に従事しています。月間での会議開催数が18回で、そのうち4回は秘書が議事録作成に参加していませ…秘書が来客対応の時間配分を管理しています。1日8時間の勤務時間のうち、来客対応に2.5時間、書類作成に3時間、その他業務…秘書が営業部門の接待費を管理しています。今月の接待費予算は250,000円で、すでに175,000円を使用しました。残り…秘書が上司の出張旅費を計算しています。往路が24,500円、復路が23,800円、宿泊費が15,200円です。総出張費用…秘書が月間の文書管理数を報告しています。前月が420枚、今月は前月比で35%増加しました。今月の文書管理数はいくつでしょ…