職務知識（上級）比較
秘書業務における「文書の保存」と「文書の保管」の最も重要な相違点はどれですか？
A.保存は文書の原本や複製を適切な媒体・場所に記録・保持することであり、保管は保存された文書を整理・分類して管理し、必要時に検索・取出ができるようにすること← 正解
✓ 正解です。保存は単に文書を置く行為であり、保管は秘序立てて管理する行為という機能的な違いが最も重要です。
B.保存は紙媒体であり、保管はデジタル媒体であること
✗ 保存も保管も紙・デジタル両媒体で行われます。媒体による区別ではなく、行為の内容による区別です。
C.保存は短期管理であり、保管は長期管理であること
✗ 保存・保管の期間の違いではなく、文書を管理する方法の違いです。どちらも短期・長期両方で実施されます。
D.保存は秘書が行い、保管は文書管理部が行うこと
✗ 組織によって異なります。両業務を秘書が担当する場合も多く、実行部署による区別ではありません。
この問題のポイント
保存は単に文書を置く行為であり、保管は秘序立てて管理する行為という機能的な違いが最も重要です。
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