必要とされる資質応用問題
上司が重要な来客との打ち合わせ中に、急遽日程変更の連絡が入った場合、秘書として最初に取るべき行動はどれか。
A.すぐに上司に報告して打ち合わせを中断させる
✗ 重要な打ち合わせを中断させることは、来客や上司に対して失礼であり、上司の判断を奪う行為になります。
B.来客の状況を見ながら、適切なタイミングで上司にそれとなく伝える← 正解
✓ 正解です。打ち合わせの進行を損なわないよう気配りしながら、手紙やメモで無言のうちに情報を伝え、判断を上司に委ねる対応が秘書の心遣いです。
C.打ち合わせが終わるまで待機し、終了後に報告する
✗ 日程変更が重要な場合、報告の遅延によって対応が困難になる可能性があり、適切ではありません。
D.日程変更の詳細を確認してからメモにまとめて報告する
✗ 詳細確認は大切ですが、その間に重要な決定タイミングを逃す可能性があります。
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