職務知識（上級）誤り発見
秘書業務における文書管理について、以下の記述で誤っているものはどれか。
A.会議の議事録は、決定事項、決定した責任者、実行期限を明確に記載し、関係者に配布して内容確認を得る必要がある。
✓ この記述は正しい。議事録の作成と配布は秘書の重要な職務である。
B.社内稟議書は承認権者の判断が必要な重要文書であるため、承認者が不在の場合でも秘書が代理署名してもよい。← 正解
✓ 正解です。この記述が誤りで、重要な法的文書に秘書が代理署名することはできない。署名権限は上司にあり、上司の明確な指示と判断の下でのみ処理すべき事項である。
C.契約書などの法的効力を持つ文書は、保管期間を法令に基づいて設定し、期間満了後は確実に廃棄する必要がある。
✓ この記述は正しい。文書の適切な廃棄は法令遵守の観点から重要である。
D.定期的に使用する文書は、すぐにアクセスできる場所に保管し、使用頻度の低い文書は別途保管場所を分けるなどの工夫が必要である。
✓ この記述は正しい。文書管理の効率化は秘書の重要な職務である。
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