必要とされる資質定義
秘書に求められる「情報管理能力」とは、どのようなことを意味するのか。最も適切な説明はどれか。
A.できるだけ多くの情報を集め、大量のデータベースを構築・保有する能力
✗ 情報量の多さではなく、適切な取り扱いと機密保持が情報管理能力の核心です。
B.職務上知り得た機密情報・個人情報を適切に取り扱い、漏洩や不正利用を防ぐとともに、必要な情報を正確に管理する能力← 正解
✓ 正解です。情報管理能力とは、機密性・正確性・適時性を意識しながら情報を適切に管理し、漏洩や不正利用を防ぐ責任ある能力を意味します。
C.社内外の情報をいち早く入手し、上司より先に内容を把握しておく能力
✗ 情報の先取りは情報収集力の一面ですが、情報管理能力の定義ではありません。
D.情報の取り扱いをすべて上司に委ね、自分では判断しない受動的な姿勢
✗ 秘書自身が情報管理の責任主体であり、すべてを上司に委ねる姿勢は情報管理能力の放棄です。
この問題のポイント
情報管理能力とは、機密性・正確性・適時性を意識しながら情報を適切に管理し、漏洩や不正利用を防ぐ責任ある能力を意味します。
「必要とされる資質」の他の問題
秘書が上司の業務スケジュール管理を行っています。上司が月間で訪問予定地が12箇所あり、そのうち3分の2が県外での出張です…秘書が部門の議事録作成業務に従事しています。月間での会議開催数が18回で、そのうち4回は秘書が議事録作成に参加していませ…秘書が来客対応の時間配分を管理しています。1日8時間の勤務時間のうち、来客対応に2.5時間、書類作成に3時間、その他業務…秘書が営業部門の接待費を管理しています。今月の接待費予算は250,000円で、すでに175,000円を使用しました。残り…秘書が上司の出張旅費を計算しています。往路が24,500円、復路が23,800円、宿泊費が15,200円です。総出張費用…秘書が月間の文書管理数を報告しています。前月が420枚、今月は前月比で35%増加しました。今月の文書管理数はいくつでしょ…