必要とされる資質応用
上司が顧客から受け取った機密情報を、無意識に他部門の人間が近くにいる場面で話してしまいました。秘書がこの状況に気づいた場合、秘書に最も求められる資質と行動は何か。
A.その場で上司に注意し、他部門の人間の前で情報漏洩の警告をする
✗ その場で注意すると、上司の面目を傷つけ、却って機密情報を広めることになります。
B.後で上司に注意するべきと判断し、その時点では何もしない
✗ 既に情報が露出している可能性があります。迅速かつ適切な対応が必要です。
C.情報保護の重要性を認識し、適切なタイミングで慎重に上司に状況を伝える← 正解
✓ 正解です。秘書には機密管理能力と誠実性が求められます。上司の立場を尊重しながら、適切なタイミングで慎重に状況を伝え、対応を促すことが最善です。
D.他部門の人間に情報の秘匿を求める依頼文を自分の判断で送付する
✗ 秘書が独断で部外者に対応することは権限を超えており、混乱を招きます。上司の指示を仰ぐべきです。
この問題のポイント
秘書には機密管理能力と誠実性が求められます。上司の立場を尊重しながら、適切なタイミングで慎重に状況を伝え、対応を促すことが最善です。
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