職務知識（上級）誤り発見
秘書業務における来客対応について、以下の記述で誤っているものはどれか。
A.VIP顧客の来社時には、事前に上司へ通知し、来客の業種・背景を把握して対応準備を整えるべきである。
✓ この記述は正しい。重要顧客への対応は事前準備が成功のカギであり、プロフェッショナルな対応につながる。
B.来客が到着した際に上司が会議中の場合、来客には待合室で待機していただき、上司の都合が付くまで対応する。
✓ この記述は正しい。ただし待機時間を最小限にし、定期的に状況を報告するなどの配慮が必要である。
C.初めての来客の場合は、来社目的を確認した上で上司への取次ぎを行い、来客の個人情報は直ちに破棄する。← 正解
✓ 正解です。この記述が誤りで、来客情報は顧客管理システムに記録し、今後の対応に活かすべき重要情報である。個人情報保護法に則った保管が必須である。
D.来客へのお茶やコーヒーなどの提供は、来客をもてなすとともに、待ち時間の負担を軽減する心配りである。
✓ この記述は正しい。適切な飲料の提供は来客満足度を高める基本的なマナーである。
この問題のポイント
この記述が誤りで、来客情報は顧客管理システムに記録し、今後の対応に活かすべき重要情報である。個人情報保護法に則った保管が必須である。
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