必要とされる資質応用問題
上司との打ち合わせ中に来客が10分早く到着した場合、秘書として下記のいずれを第一に実行すべきか。
A.来客を待合室で待たせて、約束時間までそのままにする
✗ 早期到着は前向きな姿勢の表れです。形式的に待たせるだけでは、来客に不快感を与えます。
B.上司に急いで連絡し、打ち合わせを中断させて来客に対応させる← 正解
✓ 正解です。来客をおもてなしで迎え、上司が打ち合わせを終わらせるまでの間、穏やかに状況を説明し対応する配慮が、秘書の機転と心遣いを示します。
C.来客をお茶でもてなし、上司の到着予定時刻を穏やかに説明しながら対応する
✗ 上司の打ち合わせを中断させることは、現在の相手に対して失礼であり、上司の業務効率を損なわせます。
D.来客に少し待つよう伝えた上で、来客用の資料を準備する
✗ 資料準備は大切ですが、まずは来客の心情を大切にして対応することが優先です。
「必要とされる資質」の他の問題
秘書が上司の業務スケジュール管理を行っています。上司が月間で訪問予定地が12箇所あり、そのうち3分の2が県外での出張です…秘書が部門の議事録作成業務に従事しています。月間での会議開催数が18回で、そのうち4回は秘書が議事録作成に参加していませ…秘書が来客対応の時間配分を管理しています。1日8時間の勤務時間のうち、来客対応に2.5時間、書類作成に3時間、その他業務…秘書が営業部門の接待費を管理しています。今月の接待費予算は250,000円で、すでに175,000円を使用しました。残り…秘書が上司の出張旅費を計算しています。往路が24,500円、復路が23,800円、宿泊費が15,200円です。総出張費用…秘書が月間の文書管理数を報告しています。前月が420枚、今月は前月比で35%増加しました。今月の文書管理数はいくつでしょ…