必要とされる資質応用
新入社員からの質問に対して、上司は『それは秘書に聞け』と言い、その新入社員が秘書に質問に来た。しかし、その質問内容は秘書の職務範囲外であり、本来は部長や先輩社員が教えるべき内容である。秘書としてこの状況でとるべき最も適切な対応はどれか。
A.『それは秘書の職務ではない』と突き返す
✗ 突き返すだけでは、新入社員は困惑し、秘書への信頼が損なわれます。親切心と気配りが不足しています。
B.親切心から自分が知っている範囲で答えてしまう
✗ 職務範囲外で知識不足のまま答えると、誤った情報提供となり、新入社員と組織双方に悪影響を与えます。
C.丁寧に職務範囲の違いを説明した上で、適切な相談相手を紹介する← 正解
✓ 正解です。秘書は明確な職務範囲を持ちながらも、相手を気遣い、適切な相談相手へ導く気配りが求められます。協調性とホスピタリティの表れです。
D.新入社員の質問に答えるべく、自分で勉強して対応する
✗ 秘書職の本来の責任を超えて、職務外の内容を学ぶことは、優先順位が誤っています。上司のサポートを軽視しています。
この問題のポイント
秘書は明確な職務範囲を持ちながらも、相手を気遣い、適切な相談相手へ導く気配りが求められます。協調性とホスピタリティの表れです。
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