必要とされる資質応用
秘書が立て続けに3件の緊急業務を同時に指示された場合、その日の残業が確定的になる状況である。秘書の体調が優れず、翌日は重要な会議の事前準備が予定されている。秘書としてこの状況でとるべき最も適切な対応はどれか。
A.無理をしてでも3件すべてその日のうちに完了させ、翌日に備える
✗ 無理な残業で体調がさらに悪化すれば、翌日の重要な会議準備に支障が出ます。自己管理と優先順位判断が欠けています。
B.体調が悪いので、すべての業務を延期してもらうよう上司に伝える
✗ すべての業務を延期するのは無責任です。どの業務が本当に緊急なのかを把握せず、判断を放棄しています。
C.各業務の優先度と納期、翌日の会議準備の重要性を上司に伝え、業務配分と期限について相談する← 正解
✓ 正解です。秘書は自分の体調と能力を適切に把握し、上司に正確な情報を提供して判断を仰ぎます。これは責任感と自己管理の表れです。
D.体調が悪いことを理由に、最も難しい業務は他の社員に振る
✗ 業務を他者に振る前に、上司への相談と優先度判断をすべき。また、体調を理由に職務を放棄することは秘書の責任放棄です。
この問題のポイント
秘書は自分の体調と能力を適切に把握し、上司に正確な情報を提供して判断を仰ぎます。これは責任感と自己管理の表れです。
「必要とされる資質」の他の問題
秘書が1日に処理する文書が、朝8時から12時までに45枚、昼12時から17時までに38枚です。1時間当たりの平均処理枚数…秘書が月間で管理する上司のスケジュール件数が、第1週に12件、第2週に18件、第3週に15件、第4週に19件でした。週平…秘書が電話対応に費やした時間が、月曜日25分、火曜日32分、水曜日28分、木曜日30分、金曜日35分でした。1日平均の電…秘書が管理する上司の出張経費が、4月に28,500円、5月に35,600円、6月に31,400円でした。3ヶ月間の月平均…秘書が1週間で作成した報告書が、月曜8部、火曜12部、水曜10部、木曜9部、金曜11部です。1日平均の作成部数は何部でし…秘書が処理する来客対応件数が、第1四半期42件、第2四半期56件、第3四半期48件、第4四半期50件でした。年間平均の来…