技能(文書・スケジュール管理)定義
文書管理における「文書の廃棄処理」の適切な方法として、最も基本的な考え方はどれか。
A.保存期間が満了した文書はすべて、そのままゴミとして廃棄してよい
✗ 機密情報を含む文書をそのまま廃棄することは、情報漏えいのリスクがあり不適切です。
B.保存期間満了後は、文書の機密レベルに応じた方法(シュレッダー処理・溶解処理など)で適切に廃棄する← 正解
✓ 正解です。廃棄処理は文書の機密レベルに応じて方法を選択し、機密文書はシュレッダーや溶解処理など、情報が復元できない方法で廃棄することが基本です。
C.廃棄は担当者が自由に判断してよく、上司への報告は不要である
✗ 重要文書の廃棄は上司や管理責任者への報告・承認が必要であり、担当者の独断で行うべきではありません。
D.電子文書は廃棄不要で、紙文書のみ廃棄処理の対象となる
✗ 電子文書も保存期間満了後は適切に削除・廃棄する必要があり、紙文書のみが廃棄対象ではありません。
この問題のポイント
廃棄処理は文書の機密レベルに応じて方法を選択し、機密文書はシュレッダーや溶解処理など、情報が復元できない方法で廃棄することが基本です。