技能（文書・スケジュール管理）応用
定期会議の開催日時を「毎週木曜14時」と定めていましたが、今月から「第2・4水曜15時」に変更されることになりました。この場合、秘書が行うべき文書・スケジュール管理上の対応として、最も不適切なものはどれか。
A.変更内容を関係者全員にメール通知し、変更前の予定キャンセルを明記する
✓ この対応は適切です。秘書は関係者への迅速な周知を行い、変更前の予定をキャンセルしていることを明確にすべきです。
B.スケジュール帳と電子カレンダーの両方から旧日程を削除し、新日程を追加登録する
✓ この対応は適切です。二重管理を避け、すべてのスケジュール管理ツールを統一的に更新する必要があります。
C.会議資料の作成期限を新しい開催日の前日に繰り上げるかどうかは、上司の指示を待つ← 正解
✓ 正解です。資料作成期限の変更は会議開催日時の変更に連動する重要事項であり、秘書が主体的に判断・提案すべきです。上司の指示を待つだけでは不適切です。
D.旧日程で既に会議室を予約していた場合、キャンセルして新しい日程で改めて予約する
✓ この対応は適切です。施設予約の管理も秘書の重要な職務であり、確実に対応すべきです。
この問題のポイント
資料作成期限の変更は会議開催日時の変更に連動する重要事項であり、秘書が主体的に判断・提案すべきです。上司の指示を待つだけでは不適切です。