技能（文書・スケジュール管理）応用
締切が今週金曜日の重要な報告書を作成中に、上司から「急な対応が必要になった。明日までにこちらの資料を15部作成・製本してほしい」と指示されました。秘書がこの状況で最初に確認すべき事項として、最も適切なものはどれか。
A.金曜日の報告書作成を中断しても問題がないか、上司に確認する
✗ 報告書の締切が金曜であることを踏まえ、明日の資料作成が本当に優先すべきかを上司に問い合わせるべき。秘書が判断してはいけません。
B.現在の業務量から判断して、秘書が独断で優先順位を決定する
✗ 秘書が独断で優先順位を決定するのは誤りです。複数の指示がある場合、上司の意思を確認してから対応すべきです。
C.急な資料15部の製本は外部業者に発注し、コスト削減を優先する
✗ コスト削減だけを理由に判断するのは不適切です。時間的・質的要件をまず確認すべきです。
D.明日中に完成させることの必須性と、報告書への影響度を上司に確認してから対応する← 正解
✓ 正解です。秘書は2つの業務が両立できるか判断するため、明日の資料が本当に必須か、報告書の作成スケジュールに影響しないか、上司の意思を確認すべきです。
この問題のポイント
秘書は2つの業務が両立できるか判断するため、明日の資料が本当に必須か、報告書の作成スケジュールに影響しないか、上司の意思を確認すべきです。