技能（文書・スケジュール管理）応用
月例会議の参加者が当初の12名から18名に増えることになりました。会議資料30部の印刷を既に完了していますが、会議開始は3日後です。秘書として取るべき対応として、最も適切なものはどれか。
A.追加の6部を急いで印刷し、全18名分の資料をそろえた上で、上司に報告する
✗ 秘書の判断だけで追加印刷を進めるのは誤りです。資料配布方法など、上司の判断が必要な場合があります。
B.既に完成した30部の資料で足りると判断し、そのまま会議を進める
✗ 参加者が18名に増えているのに12名分の資料で対応するのは、会議の質を低下させます。
C.参加者増加の事実と既存資料部数を上司に報告し、追加印刷の要否を指示してもらう← 正解
✓ 正解です。秘書は事実を正確に上司に報告し、追加印刷すべきか、デジタル配布に変更すべきか、上司の指示を仰ぐべきです。これが適切な対応です。
D.参加者増加は予測不能であったため、秘書に責任はないと上司に説明する
✗ 責任を回避する説明ではなく、解決に向けた報告と相談が秘書の職務です。
この問題のポイント
秘書は事実を正確に上司に報告し、追加印刷すべきか、デジタル配布に変更すべきか、上司の指示を仰ぐべきです。これが適切な対応です。