技能（文書・スケジュール管理）応用
上司が「この提案書は明日の取締役会で使用するため、本日16時までに完成させたい」と指示しました。しかし、提案書に必要なデータが営業部から未だ届いていません。秘書として最初に取るべき行動は次のうちどれか。
A.営業部に確認の電話をせず、上司に『データが来ていません』と報告し、対応を委ねる
✗ 秘書が主体性を持たずに報告するだけでは、上司の時間を無駄にします。事前の確認と調整こそが秘書の職務です。
B.営業部に電話で急ぎの旨を伝え、データの到着予定時刻を確認し、上司に報告する← 正解
✓ 正解です。秘書は営業部への確認を先手で行い、データ到着予定時刻を把握した上で、上司に報告して対応を検討させるべきです。
C.営業部からのデータ到着を待たずに、暫定データで提案書を作成開始する
✗ 必要なデータなしに作成開始すれば、修正作業が増え、かえって効率が悪くなります。
D.取締役会の日程を営業部のデータ完成まで延期するよう、上司に勧める
✗ 秘書の判断で日程変更を勧めるのは越権行為です。事実情報を上司に提供するのが正しい役割です。
この問題のポイント
秘書は営業部への確認を先手で行い、データ到着予定時刻を把握した上で、上司に報告して対応を検討させるべきです。