技能（文書作成・会議管理）応用問題
会議開始予定時刻の15分前に、上司が急遽別件の重要な対外打ち合わせが入ったと告げられました。会議は予定通り開催する必要があります。秘書としてあなたが取るべき対応として、最も適切なものはどれですか。
A.上司の判断に任せて、対外打ち合わせを優先させるため会議の中止を参加者に通知する
✗ 秘書が一方的に判断して会議を中止することは、組織内での信頼を損ないます。上司の指示を仰ぎながら代替案を検討すべきです。
B.上司に対外打ち合わせの内容を詳しく聞き、会議を延期するかどうか判断してもらう
✗ 上司は対外打ち合わせで手が離せない状態です。秘書が判断材料を整理し、複数の対応案を提示することが求められます。
C.上司に状況を報告し、別の幹部に会議の議長を務めてもらう案や、会議の時間短縮案などを提案する← 正解
✓ 正解です。秘書は状況把握と迅速な対応案の提案が責務です。別の幹部への依頼や時間短縮など、複数の代替案を示して上司の判断をサポートします。
D.参加者には会議開始が30分遅れることを伝え、上司の対外打ち合わせ終了を待つ
✗ 30分の遅延は他の参加者の日程に大きな影響を与えます。より積極的な対応案の検討が必要です。
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