技能（文書作成・会議管理）応用問題
営業部、企画部、総務部の3部門合同会議を設定しました。当日、営業部部長が別の顧客対応で会議に30分遅刻することが判明しました。会議開始予定時刻まで10分です。秘書として最も適切な対応はどれですか。
A.営業部の遅刻を理由に会議全体を30分後ろ倒しにし、全参加者にメール通知する
✗ 秘書が一方的に会議日程を変更することは権限外です。上司の判断が必要です。
B.営業部抜きで会議を開始し、営業部が到着した時点で当該部分を改めて実施する
✗ 営業部を除いての開始は、営業部の関心事項を抜落とすリスクがあり、決定事項の承認が不完全になります。
C.上司に営業部の遅刻を報告し、会議開始の判断と進行方法について指示を仰ぐ← 正解
✓ 正解です。秘書は状況を報告して上司に判断を委ねるべきです。上司は会議の重要度、内容、全体影響を考慮して開始時間や進行方法を決定します。
D.営業部長に直接連絡して遅刻理由を確認し、他の部門には予定通り開始することを通知する
✗ 秘書が参加者への通知内容を決定するのは適切ではありません。上司の指示に基づいて連絡すべきです。
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