マナー・接遇応用
来客が受付で待たされている間に、他の来客が優先的に上司に案内されるのを目撃した場合、秘書が事前にすべき対応として最も適切なのはどれか。
A.受付で待機中の来客に、待たされることが多いと予め説明しておく
✗ 来客に待たされることが常であるかのような説明は、会社の信用低下につながり、適切ではない。
B.来客の到着順序と上司のスケジュール優先度を事前に把握し、必要に応じて来客に状況を丁寧に説明する準備をしておく← 正解
✓ 正解です。上司のスケジュール優先度を理解した上で、やむを得ず優先案内する場合は、待機中の来客に状況を説明することで、不信感を払拭できます。
C.全ての来客を到着順に案内するルールを徹底し、スケジュール優先度は考慮しない
✗ 上司のスケジュール優先度を完全に無視するのは、会社の営業活動に支障をきたすため不適切。
D.他の来客の案内を後回しにしてでも、先に到着した来客を優先させる
✗ スケジュール優先度を無視して到着順のみで判断するのは、重要な商談を後回しにするなど非効率。
この問題のポイント
上司のスケジュール優先度を理解した上で、やむを得ず優先案内する場合は、待機中の来客に状況を説明することで、不信感を払拭できます。
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