技能（文書作成・会議管理）応用
部長から「来月の取引先との商談会議資料を作成するように」と指示を受けました。しかし、会議日程、参加者、議題、予算上限などの詳細情報がまだ確定していません。秘書として最初に取るべき対応はどれですか？
A.情報が揃うまで待たずに、一般的なテンプレートで資料を先行作成する
✗ 詳細が不明のまま作成すると、修正が繰り返され、かえって時間がかかります。
B.部長に直接確認し、必要な情報をすべて把握してから資料作成に着手する← 正解
✓ 正解です。秘書は必要な情報を事前に把握することで、効率的で的確な資料作成が可能になります。
C.他の同様な商談会議の資料を参考に、それを応用して作成する
✗ 会議の目的や参加者が異なると、参考資料がそのまま使用できず無駄が生じます。
D.取引先に直接連絡して、必要な情報を収集してから資料を作成する
✗ 秘書が直接取引先に連絡することは、多くの場合不適切です。部長を通じるべきです。
この問題のポイント
秘書は必要な情報を事前に把握することで、効率的で的確な資料作成が可能になります。
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