職務知識比較
秘書業務における「文書の保管」と「文書の廃棄」の判断において、最も重要な違いはどれか。
A.保管は上司の指示に従い、廃棄は秘書の判断のみで行う
✗ 文書の廃棄も企業の文書管理規程に従う必要があります。秘書の個人的な判断で廃棄することはコンプライアンス上問題があります。
B.保管は全ての文書を対象とし、廃棄は個人文書のみを対象とする
✗ 保管も廃棄も、重要度や種類に関わらず、企業の方針に基づいて全ての文書を対象として判断する必要があります。
C.保管は法律や企業ルールに基づく保管期間を考慮し、廃棄はその期間経過後に行う← 正解
✓ 正解です。文書の保管期間は法律（税務関係は7年など）や企業ルールで定められており、廃棄はその保管期間経過後に適切に行うことが重要です。
D.保管は重要度の高い文書のみが対象で、廃棄は全ての文書を対象とする
✗ 重要度の低い文書であっても、保管期間内は適切に保管する必要があります。重要度ではなく、法定保管期間で判断します。
この問題のポイント
文書の保管期間は法律（税務関係は7年など）や企業ルールで定められており、廃棄はその保管期間経過後に適切に行うことが重要です。