職務知識比較
「来客の事前通知がある訪問」と「事前通知がない突然の来客」への対応における秘書の対応方法の主な違いはどれか。
A.事前通知がある場合は応接室を準備できるが、突然の来客は応接室の準備ができない
✗ 突然の来客であっても、来客対応に必要な応接室や会議室がある場合は準備する必要があります。時間は限られていますが、応接室の準備は行います。
B.事前通知がある場合は上司に予定を伝えられるが、突然の来客は上司に確認してから対応を判断する← 正解
✓ 正解です。事前通知がある場合は上司のスケジュールを確認して準備できますが、突然の来客は上司の都合を確認した上で、対応可能か判断する必要があります。
C.事前通知がある場合は来客の氏名を確認し、突然の来客は氏名確認が不要である
✗ 突然の来客であっても、来客の身元確認や氏名確認は重要なセキュリティ対策です。氏名確認は来客対応の基本です。
D.事前通知がある場合は来客をすぐに通すが、突然の来客は待合室で待たせる
✗ 来客を待たせるかすぐに通すかは、上司のスケジュールや来客の用件によって判断するもので、事前通知の有無では決まりません。
この問題のポイント
事前通知がある場合は上司のスケジュールを確認して準備できますが、突然の来客は上司の都合を確認した上で、対応可能か判断する必要があります。