職務知識誤り発見
以下の秘書業務における「スケジュール管理」に関する記述のうち、誤っているものはどれか。
A.スケジュール管理では、会議や出張の予定だけでなく、締め切りや納期も記録する必要がある。
✓ この記述は正しい。スケジュール管理では、会議や出張だけでなく、プロジェクトの締め切りや納期も含めて包括的に管理することが必須である。
B.上司の効率的な時間活用のため、秘書は上司の了承なしに予定を変更してスケジュールを調整することが望ましい。← 正解
✓ 正解です。この記述が誤りで、正しくは『上司の指示や了承を得た上で、予定を調整・変更する』である。秘書が独断で変更することは信頼を損なう。
C.スケジュール管理システムを導入する場合、上司の個人的な予定と仕事の予定を適切に区分けして管理する。
✓ この記述は正しい。プライバシー保護と情報セキュリティの観点から、個人的な予定と公務の予定を明確に区分けして管理することが求められる。
D.複数の会議や面談が重なる可能性がある場合、事前に上司に報告して優先順位を確認することが重要である。
✓ この記述は正しい。ダブルブッキングや過度な予定密集を防ぐため、上司に報告して優先順位を確認することは秘書の重要な職務である。
この問題のポイント
この記述が誤りで、正しくは『上司の指示や了承を得た上で、予定を調整・変更する』である。秘書が独断で変更することは信頼を損なう。