職務知識誤り発見
以下の秘書業務における「文書管理」に関する記述のうち、誤っているものはどれか。
A.機密文書や重要な契約書は、施錠できるファイルキャビネットなどの安全な場所に保管する必要がある。
✓ この記述は正しい。機密文書や重要書類の保管は、情報セキュリティの基本であり、施錠設備の利用は必須である。
B.不要になった文書は、個人情報が含まれていても、通常のゴミ箱に捨ててしまって問題ない。← 正解
✓ 正解です。この記述が誤りで、正しくは『個人情報を含む文書は、シュレッダーなどで細断してから廃棄する』である。情報漏洩防止は秘書の重要な責務である。
C.文書管理システムを導入する場合、誰がどの文書にアクセスしたかを記録し、監査が可能な状態にすることが望ましい。
✓ この記述は正しい。アクセスログの管理と監査機能は、文書管理システムのセキュリティ確保と、不正利用の防止に必要である。
D.定期的に文書の整理と廃棄を実施することで、オフィススペースの有効活用と検索効率の向上が期待できる。
✓ この記述は正しい。定期的な整理と廃棄は、効率的な文書管理、スペース確保、必要な文書の迅速な検索を実現する。
この問題のポイント
この記述が誤りで、正しくは『個人情報を含む文書は、シュレッダーなどで細断してから廃棄する』である。情報漏洩防止は秘書の重要な責務である。