職務知識応用
会議資料の完成期限が明日に迫っているなか、上司からの資料作成指示が「顧客の現状分析と今後の施策案を1枚にまとめて」との曖昧な内容だった場合、秘書はどのように対応すべきか。
A.指示の曖昧さに気付いたため、資料作成を後回しにして上司の都合が付くまで待つ
✗ 期限が迫っている状況で対応を先送りすることは、納期遅延につながり、ビジネス機会を失う可能性がある。
B.秘書が最善だと思う方法で資料を作成し、後で変更があれば修正すればよい
✗ 秘書の主観で資料を作成すると、上司の意図と異なり、期限までに修正する時間がなくなるリスクが高い。
C.すぐに上司に確認し、詳細な要件（対象顧客、項目内容、フォーマット等）を具体的に聞き出す← 正解
✓ 正解です。限られた時間でも、上司に対して具体的な質問をして曖昧さを早期に解消することが、効率的で正確な資料作成につながる。
D.顧客の現状分析と施策案のテンプレートに従って、一般的な内容で資料を作成する
✗ テンプレートに従うだけでは、特定顧客の個別課題に対応した資料が完成せず、上司の期待に応えられない。
この問題のポイント
限られた時間でも、上司に対して具体的な質問をして曖昧さを早期に解消することが、効率的で正確な資料作成につながる。