職務知識応用
上司の1ヶ月のスケジュールを管理していて、3つの重要な会議がすべて同じ日時に予定されていることに気付いた場合、秋書はどのような対応プロセスを踏むべきか。
A.秘書が判断して1つの会議をキャンセルし、上司に報告する
✗ 秘書が勝手に会議をキャンセルすることは権限逾脱であり、重要な利害関係者を無視する行為である。
B.まず上司に事実を報告し、優先順位の判断を仰いだ上で関係者への調整を進める← 正解
✓ 正解です。上司に報告して意思決定を促した後、上司の指示に基づいて関係者調整を行うのが適切なプロセスである。
C.3つの会議を主催する部門に連絡して、勝手に日程変更を依頼する
✗ 関係者への連絡は上司の指示を受けた後に行うべきで、秘書が独断で日程変更を依頼することは権限外である。
D.ダブルブッキングは一般的な問題なので、上司が当日対応することを想定する
✗ ダブルブッキングは避けるべき問題であり、当日対応に任せることは上司と関係者の信用を損なう。
この問題のポイント
上司に報告して意思決定を促した後、上司の指示に基づいて関係者調整を行うのが適切なプロセスである。