職務知識応用
上司が営業先での会議中に、重要な取引先から上司あての電話が入った場合、秘書がすべき最初の対応として最も適切なものはどれか。
A.すぐに会議室に連絡して上司を呼び出す
✗ 会議中の上司を無断で呼び出すことは、会議の進行を妨げ、上司の信用を損ねる可能性がある。
B.取引先の用件を簡潔に聞き、上司の帰社時間を伝えて折り返し連絡する旨を丁寧に説明する← 正解
✓ 正解です。取引先の状況を把握しつつ上司の都合を配慮し、丁寧な対応で信頼を維持しながら、上司に判断の余地を与える最適な方法である。
C.上司が会議中であることを伝え、メールで連絡するよう案内する
✗ 重要な取引先からの電話を電話対応なしにメールのみでは、相手に失礼であり、緊急性に対応できない。
D.緊急の場合のみ対応し、通常の連絡なら後でよいと判断する
✗ 秘書が勝手に判断して対応を遅延させることは、ビジネス機会の損失につながるリスクがある。
この問題のポイント
取引先の状況を把握しつつ上司の都合を配慮し、丁寧な対応で信頼を維持しながら、上司に判断の余地を与える最適な方法である。