職務知識比較
秘書業務において「定期的な会議の準備」と「突発的な会議の準備」における秘書の対応方法の主な違いはどれか。
A.定期的な会議は事前に準備計画を立てられるが、突発的な会議は上司の指示があるまで準備しない← 正解
✓ 正解です。定期的な会議は事前の準備計画が可能で、必要な資料を計画的に準備できますが、突発的な会議は上司の指示を受けてから迅速に対応する必要があります。
B.定期的な会議は資料作成が中心だが、突発的な会議は出席者調整が中心である
✗ 定期的な会議でも突発的な会議でも、資料作成と出席者調整は両方行う必要があります。両者の違いではなく、対応時間に大きな差があります。
C.定期的な会議は記録取得が必須だが、突発的な会議では記録は不要である
✗ 突発的な会議であっても記録取得は重要です。会議の結論や決定事項は後日の業務に影響するため、記録は必須です。
D.定期的な会議は会議室手配が不要だが、突発的な会議では会議室手配が最優先である
✗ 定期的な会議であっても会議室の手配は必要です。むしろ事前に会議室を確保しておくことが定期的な会議の準備です。
この問題のポイント
定期的な会議は事前の準備計画が可能で、必要な資料を計画的に準備できますが、突発的な会議は上司の指示を受けてから迅速に対応する必要があります。