職務知識比較問題
「会議の事前準備」と「会議の事後処理」において、秘書が果たすべき役割の主な違いはどれか。
A.事前準備は会場確保だけを行い、事後処理は議事録作成だけを行う。
✗ 事前準備は会場確保だけではなく、資料の配布、参加者への連絡、機材確認など複数の業務があります。
B.事前準備は会議を円滑に進めるための環境構築を行い、事後処理は会議の成果を活かすための情報整理と follow-up を行う。← 正解
✓ 正解です。事前準備は会議が円滑に進行するよう資料・会場・機材などを整備し、事後処理は議事録作成、決定事項の周知、follow-up 日程の確認など会議の成果を活かすための業務を行います。
C.事前準備は上司の指示に基づき、事後処理は秘書の独断で行う。
✗ 事後処理も上司と協力しながら進めるべき業務です。秘書の独断で判断できない場合も多くあります。
D.事前準備は重要だが、事後処理は任意である。
✗ 事後処理も会議運営と同様に重要な業務です。不備があると会議の成果が活かされません。