職務知識誤り発見
以下の電話対応に関する記述のうち、誤っているものはどれか。
A.上司が会議中の場合、その旨を伝えて折り返し電話をする時間を約束することが重要である。
✓ この記述は正しい。上司が対応できない場合、相手の期待を適切に管理し、後の対応をスムーズにする工夫が必要である。
B.電話を受ける際には、相手が名乗る前に秘書が自分の名前を名乗ることが基本マナーである。
✓ この記述は正しい。電話対応では、会社名・部署名・自分の名前を先に名乗り、相手の情報を確認することが礼儀である。
C.重要な電話については、相手の内容を詳しく聞かずに上司に直接つなぐべきである。← 正解
✓ 正解です。この記述が誤りです。秘書は相手の用件を事前に詳しく確認することで、上司の対応準備を整えたり、取り次ぎの判断をします。用件を聞かずに上司に繋ぐのは効率が悪く、職務放棄です。
D.電話での応対時間を短縮するため、相手の用件を簡潔にまとめるよう心がけるべきである。
✓ この記述は正しい。相手の話を丁寧に聞きながら、情報を正確に記録・伝達する配慮が大切である。