職務知識応用問題
会議資料の準備期限が2日後に迫っているなか、上司からの資料作成指示の内容が曖昧な場合、秘書はどのように対応すべきか。
A.秘書の解釈で内容を決めて資料を作成する
✗ 秘書の自己判断で内容を決めると、上司の意図と異なり、やり直しのリスクが高まります。
B.曖昧なままで作成を進める
✗ 曖昧なまま進めると、完成後の修正に時間がかかり、かえって期限を逃す可能性があります。
C.上司に確認して指示内容を明確にしてから作成に取り掛かる← 正解
✓ 正解です。期限前に上司に確認を取り、指示内容を明確にしてから効率的に作成することが秘書の役割です。
D.期限が迫っているので、作成を先延ばしにする
✗ 期限が迫っているからこそ、早期の確認と対応が必要であり、先延ばしは避けるべきです。