職務知識応用
上司が不在中に、秘書宛ではなく上司あての書類が届いた場合、秘書はどのように判断して対応すべきか。
A.上司あての書類は原則として開封せず、上司の帰社時に速やかに渡す← 正解
✓ 正解です。上司あての書類は原則として開封せず、帰社後すぐに渡すことが基本です。ただし緊急性が高い場合は上司に連絡して指示を仰ぎます。
B.機密性の有無を判断し、必要に応じて内容を確認してから上司に報告する
✗ 機密性の判断を秘書が独断で行い開封することは、上司の信頼を損なう可能性があります。原則として上司あての書類には手を加えないことが基本です。
C.どんな書類でも秘書が先に開封して内容を確認する
✗ 機密書類を無断で開封することは上司のプライバシーや機密性を侵害する行為であり、秘書としての信頼を失います。
D.重要そうに見えない書類なら上司に報告しない
✗ 秘書の主観で重要性を判断して報告を省略することは避けるべきです。届いた書類はすべて上司に知らせることが基本です。
この問題のポイント
上司あての書類は原則として開封せず、帰社後すぐに渡すことが基本です。ただし緊急性が高い場合は上司に連絡して指示を仰ぎます。